โลกปัจจุบันกำลังก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มตัว ธุรกิจต่างๆ ล้วนแสวงหาวิธีการทำงานที่สร้างสรรค์และแตกต่างไปจากเดิมเพื่อยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานให้ดีขึ้น โดยนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาปรับใช้และสร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่งขันในอุตสาหกรรม
อุตสาหกรรมโลจิสติกส์นับเป็นหนึ่งในภาคธุรกิจที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงกระแสความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรุนแรงและรวดเร็วเช่นนี้ได้ ผู้ประกอบการจึงต้องค้นหาแนวทางในการพัฒนาบริการให้สอดคล้องกับยุคสมัย ตอบรับความต้องการของลูกค้า และนำหน้าคู่แข่งในตลาด
ท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงนี้ LM ได้รับเกียรติจากคุณสุพินดา ปานพรม ตำแหน่ง ผู้จัดการทั่วไป แผนกการเงินและบัญชี สายการเดินเรือ Ocean Network Express (Thailand) Ltd. และคุณพิชิต วิวัฒน์รุจิราพงศ์ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้ก่อตั้งบริษัท Netbay Public Company Limited (Netbay) มาร่วมพูดคุยเกี่ยวกับบริการ e-Tax Invoice/e-Receipt ซึ่งช่วยให้ ONE Thailand สามารถก้าวข้ามกระบวนการทำงานแบบเดิมที่อิงกับเอกสารกระดาษไปสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ พร้อมกับมอบประสบการณ์บริการที่เหนือกว่าให้แก่ลูกค้า
Streamline and Digitize Documentation Process
เมื่อเทียบกับกระบวนการแบบดิจิทัล กระบวนการออกใบเสร็จและใบกำกับภาษีแบบเดิมด้วยเอกสารกระดาษทั้งหมด ถือเป็นกระบวนการที่ล่าช้าและสิ้นเปลืองทรัพยากรในด้านต่างๆ อย่างมาก เริ่มตั้งแต่ระยะเวลาการรอคอย การทำซ้ำ การจัดเก็บ ไปจนถึงความเสี่ยงด้านบุคลากรจากการพบปะและสัมผัสที่เป็นปัจจัยสำคัญในการลดการแพร่ระบาดของโรค COVID-19 ในปัจจุบัน
“ตอนที่เกิดโรคระบาดขึ้นในช่วงแรก เราได้ออกนโยบายการรับใบเสร็จใหม่โดยให้ลูกค้าวางเช็คและชำระเงินไว้ก่อน แล้วนัดลูกค้ามารับใบเสร็จในภายหลัง เพื่อลดการสัมผัสและความแออัดบริเวณหน้าเคาน์เตอร์สำนักงาน เนื่องจากในบางวันอาจมีคิวรอรับใบเสร็จมากถึง 600 คิว อย่างไรก็ตาม วิธีแก้ไขดังกล่าวก็เป็นเพียงการแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าซึ่งยังไม่สามารถตอบรับสถานการณ์ได้ดีพอ เราจึงหันมาศึกษาวิธีการเปลี่ยนข้อมูลเอกสารกระดาษในขั้นตอนนี้ไปสู่ระบบดิจิทัลทั้งหมดอย่างจริงจัง และได้เปิดให้บริการไปเมื่อเดือนกรกฎาคมที่ผ่านมา โดยเราเป็นสายการเดินเรือรายแรกในไทยที่ให้บริการ e-Tax Invoice/e-Receipt ซึ่งเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรโดยตรง” คุณสุพินดา กล่าว
อนึ่ง การที่กรมสรรพากรได้ประกาศให้ผู้ประกอบการรายใหญ่เข้าร่วมระบบ e-Tax Invoice ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ถือเป็นแรงผลักดันสำคัญให้ทางสายการเดินเรือฯ ต้องค้นหาวิธีการดำเนินงานที่ไม่เพียงเพิ่มความรวดเร็ว แต่ต้องช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการเชื่อมต่อระหว่างกลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างชาญฉลาดด้วย โดยบริษัท Netbay ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ (Cloud Computing) ชั้นนำของไทย ได้รับหน้าที่เป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อข้อมูลของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และดูแลแพลตฟอร์ม ‘ONE e-Tax Invoice/e-Receipt’ เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้าของ ONE Thailand ในการดาวน์โหลดเอกสารใบเสร็จ และใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
Deliver Better Experience
ONE Thailand ได้วางแผนและเริ่มต้นดำเนินการตาม Digitalization Roadmap ตั้งแต่เดือนธันวาคม ปี 2020 โดยมุ่งปรับใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการพัฒนาช่องทางการติดต่อ การปฏิบัติการ และจัดการข้อมูลต่างๆ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนการเสนอราคาไปจนถึงการออกเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยปัจจุบัน สายการเดินเรือฯ ได้พัฒนาบริการดิจิทัลที่ครอบคลุมกระบวนการธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ได้เกือบ 100 เปอร์เซ็นต์ เพื่อมอบประสบการณ์ดิจิทัลแบบครบวงจรให้กับลูกค้า
แพลตฟอร์มแสดงรายการใบเสร็จในระบบทันทีโดยไม่ต้องค้นหา
โดยคุณสุพินดา ได้ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับจากการใช้งานระบบ e-Tax Invoice/e-Receipt ว่า “บริการ e-Tax Invoice/e-Receipt จะช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องรอรับกระดาษใบเสร็จหน้าเคาน์เตอร์ ลดภาระและค่าใช้จ่ายของลูกค้าในการจ้างผู้รับส่งเอกสารจากสำนักงาน และยังช่วยลดการสัมผัสและติดเชื้อ COVID-19 ไปด้วยอีกทางหนึ่ง เพียงลูกค้าลงทะเบียนในระบบแค่ครั้งเดียว ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลใบเสร็จ ดาวน์โหลดเอกสาร และสั่งพิมพ์ใบเสร็จได้ตลอดเวลาตามที่ต้องการ”
ทั้งนี้บริการ e-Tax Invoice/e-Receipt ไม่เพียงแต่ช่วยลดระยะเวลาออกใบเสร็จที่หน้าเคาน์เตอร์เท่านั้น แต่ยังช่วยลดความซับซ้อนอื่นๆ ที่อาจตามมาด้วย อาทิ กรณีลูกค้าทำใบเสร็จหายก็สามารถเข้าสู่ระบบเพื่อสั่งพิมพ์ใหม่ได้ทันที โดยไม่ต้องไปแจ้งความเพื่อนำหลักฐานมาติดต่อขอออกใบเสร็จใหม่ที่สำนักงาน ขจัดขั้นตอนการค้นหาต้นฉบับใบเสร็จเก่าในรูปแบบเอกสารกระดาษที่ยุ่งยาก ไปจนถึงความสะดวกในการส่งต่อข้อมูลให้กับสรรพากรและคู่ค้าที่สามารถทำได้ทันที เมื่อเทียบกับกระบวนการส่งเอกสารข้อมูลในรูปแบบกระดาษซึ่งใช้เวลามากว่า
“ผู้ใช้บริการของ ONE Thailand ไม่ว่าจะเป็นผู้ส่งออก-นำเข้า ตัวแทนผู้ส่งสินค้า รวมถึงผู้ที่เป็นตัวแทนสายเรือและตัวแทนออกของจะได้รับผลประโยชน์จากระบบที่ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการเอกสาร ความสะดวกและปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล อีกทั้งยังสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลงได้อีกจำนวนมาก” คุณสุพินดา กล่าว
Safeguard the Security
สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในการปรับใช้เทคโนโลยีเข้ากับระบบจัดเก็บและแลกเปลี่ยนข้อมูลคือความปลอดภัย โดยเฉพาะข้อมูลธุรกรรมทางการเงินที่การรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องของข้อมูลถือเป็นเรื่องพื้นฐานที่ผู้ให้บริการต้องมอบให้กับลูกค้า โดย ONE มีระบบ OPUS เป็นระบบกลางในการจัดการข้อมูลและยืนยันความถูกต้องของเอกสารสำคัญต่างๆ ช่วยให้การดำเนินงานของสำนักงานทั่วโลกเป็นไปบนมาตรฐานความปลอดภัยเดียวกัน เช่นเดียวกับการดำเนินงานของสำนักงานในไทย ซึ่งก็ต้องเชื่อมต่อกับระบบกลางของสำนักงานใหญ่ด้วยเช่นกัน
โดยคุณสุพินดา ได้กล่าวถึงกระบวนการด้านความปลอดภัยในการทำงานว่า “ในการออกใบเสร็จหนึ่งครั้ง ระบบ OPUS จะทำหน้าที่ออกเลขที่ใบเสร็จโดยอัตโนมัติ เมื่อพนักงานของ ONE ตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้วจะทำการแสตมป์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signature) เพื่อยืนยันว่าใบเสร็จนี้ข้อมูลถูกต้องและเป็นของจริง จากนั้นจึงออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า ในส่วนของลูกค้า ก่อนที่จะสามารถดาวน์โหลดใบเสร็จ e-Tax Invoice/e-Receipt ได้ จะต้องลงทะเบียนและผ่านการตรวจสอบข้อมูลก่อนว่ามีสิทธิ์หรือเป็นผู้เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรมตัวจริงหรือไม่ ซึ่งในการลงทะเบียนนี้จะเป็นการดำเนินการในครั้งแรกเพียงครั้งเดียว โดยเราได้จัดเตรียมทีมพนักงานตรวจสอบข้อมูลการลงทะเบียนของลูกค้าเอาไว้โดยเฉพาะ ทำให้กระบวนการลงทะเบียนสามารถสำเร็จลุล่วงได้ภายในเวลาเพียงหนึ่งวันทำการ”
“ลูกค้าหลายรายอาจจะเคยชินกับการรับเอกสารต่างๆ ผ่านอีเมลเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม อีเมลถือเป็นช่องทางหนึ่งที่มีความเสี่ยงต่อความปลอดภัยค่อนข้างมาก โดยผู้ใช้งานอาจพบเจอสแปมหรือถูกล้วงข้อมูลโดยแฮคเกอร์ซึ่งอาจส่งผลกระทบหรือก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทได้อย่างชนิดที่คาดไม่ถึง เหตุการณ์แบบนี้เป็นปัญหาที่ Netbay พบเจอเป็นประจำ เราจึงได้ออกแบบซอฟต์แวร์และเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้บนระบบ Cloud Computing ที่ผ่านการรับรองมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูล (PDPA) โดยอนุญาตเฉพาะผู้มีส่วนเกี่ยวข้องให้สามารถใช้งานและเข้าถึงข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ตได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าของ ONE Thailand กรมสรรพากร หรือผู้ดูแลระบบ OPUS จาก ONE สำนักงานใหญ่” คุณพิชิตกล่าว
“สายการเดินเรือของเราจะเดินหน้าพัฒนาบริการอย่างต่อเนื่อง โดยให้ความสำคัญกับความพึงพอใจสูงสุดของลูกค้า ซึ่งหากผู้ใช้งาน e-Tax Invoice/e-Receipt ประสบปัญหา ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากทีมงานผ่านอีเมลและ Call center ที่พร้อมดูแลลูกค้าผู้ลงทะเบียนใช้งานในระบบโดยเฉพาะกว่า 10 คู่สาย” คุณสุพินดากล่าวปิดท้าย
ทั้งนี้ e-Tax Invoice/e-Receipt เป็นเพียงหนึ่งในบริการดิจิทัลที่ ONE Thailand ได้มอบให้แก่ลูกค้า โดยสายการเดินเรือฯ ยังมีบริการดิจิทัลอีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็นบริการ ONE Quote, e-Commerce, e-B/L, e-Service, Live Chat รวมไปถึง ONE Mobile Application ที่ได้เปิดตัวไปเมื่อกลางปี 2021 ที่ผ่านมา
ผู้สนใจสามารถลงทะเบียนใช้งานบริการ e-Tax Invoice/e-Receipt ได้ที่ลิงก์นี้ https://bit.ly/3HpPX1g
อัพเดตข่าวสารและบทความที่น่าสนใจในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ก่อนใคร ผ่าน Line Official Account @Logistics Mananger เพียงเพิ่มเราเป็นเพื่อน @Logistics Manager หรือคลิกที่นี่
